Information System

Financování a poplatky


Agendu Financování a poplatky tvoří sada aplikací určených k evidenci a správě poplatků souvisejících se studiem. Jsou zde zahrnuty aplikace pro základní správu typů poplatků a jejich sazeb, dále aplikace zajišťující výpočet částek, předpis plateb jednotlivým studentům (tvorba rozhodnutí) a v neposlední řadě aplikace pro tvorbu sestav a přehledů.

Konfigurace agendy

Základ agendy tvoří poplatky za studium vyplývající ze zákona (zejména překročení standardní doby studia, typicky veřejné VŠ) a školné (typicky soukromé VŠ). Další, pro NA specifické typy poplatků lze evidovat prostřednictvím aplikace Evidence typů poplatků. Nejčastěji jde o poplatky za karty, administrativní úkony apod. Souhrnně bývají označovány jako tzv. malé poplatky.

Před začátkem každého akademického roku je zapotřebí v aplikaci Sazebník poplatků za studium sestavit sazebník poplatků pro nadcházející akademický rok. Podle sazebníku je určována výše poplatku, který má být studentovi předepsán, ať už jde o malý poplatek nebo školné. Sazebník je nutno sestavovat s dostatečným předstihem před začátkem nového akademického roku, neboť nové sazby mohou být využívány v agendě přijímacího řízení pro předpis poplatků nově přijímaných studentů. Sazebník by tak měl být sestaven dříve, než dojde k zadávání rozhodnutí o přijetí ke studiu. Jakékoliv pozdější zásahy do sazebníku musí zpravidla řešit vývojový tým IS.

Rozhodnutí o platbě

Rozhodnutí o platbě představuje předpis konkrétního poplatku příslušnému studentovi. Rozhodnutí o platbě nevznikají z vůle systému, nýbrž jsou svázány s operací konkrétního studenta nebo obsluhy systému. U studenta se jedná zejména o operace jako objednávka karty, přihlášení na mimořádný termín zkoušky, přihláška na promoci, apod. Obsluha systému pak studentovi může předepsat různé poplatky např. za administrativní činnosti. Předpis poplatků provádí obsluha individuálně v aplikaci Financování studia ve Studijní evidenci, přehled vystavených rozhodnutí o platbě nalezne student v aplikaci Financování studiaPortálu studenta. V případě přijatých uchazečů lze rozhodnutí vkládat v aplikaci Financování přihlášky, přehled pak uchazeč vidí v aplikaci Poplatky a školné v Návratce.

Samostatnou kapitolou jsou poplatky za studium. Typicky jde o poplatky za prekročení standardní doby studia nebo školné vyplývající ze smlouvy o studiu. U těchto poplatků IS vytváří tzv. návrhy plateb (tj. vyhledává studenty, kterým by daný poplatek měl být předepsán) a obsluha z těchto návrhů vytváří rozhodnutí o platbě - individuálně v aplikaci Financování studia ve Studijní evidenci nebo hromadně v aplikaci Hromadná správa plateb. Alternativně mohou tyto poplatky vznikat automaticky, při zápisu studenta do dalšího období jeho studia. Přijatým uchazečům jsou rozhodnutí o platbě školného vystavována v okamžiku .

Vytvořená rozhodnutí může obsluha individuálně spravovat v aplikaci Financování studia (v případě uchazečů v aplikaci Financování přihlášky). Má zde možnost individuálně upravovat výši částky nebo datum splatnosti, vytvářet splátkové kalendáře (individuálně nebo výběrem z připravených vzorů rozložení splátek) nebo rozhodnutí o platbě rušit. V aplikaci je rovněž možné pracovat s platbami studenta. Studentovi (resp. uchazeči) tyto operace dostupné nejsou, kromě možnosti volby splátkového kalendáře ze vzoru.

V závislosti na konfiguraci IS jsou vytvořená rozhodnutí a jejich modifikace pravidelně předávány do ekonomického systému.

Úhrada poplatků

Úhradu předepsaných poplatků provádí student bezhotovostně bankovním převodem. Veškeré údaje potřebné pro platbu, jako je číslo účtu, variabilní, případně specifický symbol a částka, jsou studentovi zobrazeny v aplikaci Financování studiaPortálu studenta. Přijaté platby se do IS přebírají z bankovních výpisů, případně jsou úhrady přebírány z ekonomického systému (záleží na konfiguraci IS). Pokud je realizován propoj na platební bránu, lze provádět on-line úhrady poplatků prostřednictvím platební karty.

Sestavy přijatých plateb poskytují aplikace Nespárované platby za financování, které lze rovněž využít pro dohledání plateb, které se nepodařilo automaticky spárovat se studentem nebo rozhodnutím o platbě a je tedy nutné provést jejich ruční přiřazení.

Tvorba přehledů a sestav

Součástí agendy Financování a poplatky jsou i aplikace pro tvorbu sestav a přehledů. Ať už jde o základní sestavy poskytující informace o tom, kdo má platit, zda zaplatil a kolik - např. aplikace Přehled financování studentů nebo Hromadná správa plateb.

Správa pohledávek

Přestože mají studenti veškeré informace o poplatcích a způsobech úhrady neustále k dispozici, vyskytnou se případy, kdy student zapomene zaplatit. Pro řešení těchto situací lze v agendě Financování a poplatky využít aplikaci Upomínky za neuhrazené financování (na NA není aplikace nasazena), která v závislosti na konfiguraci umožňuje tvorbu několika po sobě jdoucích upomínek, které lze studentovi zaslat e-mailem nebo formou dopisu. E-mailové upomínky jsou zasílány zpravidla automaticky, dopisy pak vytváří obsluha systému. Výhodou je i možnost zasílání upomínek na blížící se splatnost poplatku.

Pozdní úhrady předepsaných poplatků studenty lze postihovat pomocí penále. IS v této oblasti poskytuje v aplikaci Hromadná správa plateb přehledy pozdních plateb, pro které dle nastavených podmínek počítá celkovou výši penále. Obsluha z těchto návrhů vytváří rozhodnutí o platbě a případně může studentovi zaslat písemnou výzvu k úhradě pohledávky. Na NA není tato funkcionalita nasazena.